TERMINI E CONDIZIONI

PER GRUPPI ED EVENTI PRIVATI

Versione del marzo 2023

1.   INFORMAZIONI SOCIETARIE E SUL PRESENTE DOCUMENTO

1.1.   I presenti Termini e Condizioni si riferiscono e si applicano ad ogni prenotazione di evento o gruppo organizzato effettuata tramite il sito www.eventi.asmana.it. Tali eventi potranno svolgersi esclusivamente presso Asmana Wellness World, Viale Allende 10, 50013 Campi Bisenzio (FI), Italia. Nel presente documento, “Voi” o “Vostro” si riferisce al capogruppo, organizzatore dell’evento.

1.2.   Asmana Wellness World è gestita da Floriba s.r.l., via Michelucci 9, 50013 Campi Bisenzio (FI), Italia, numero REA FI-634902, partita IVA 06523800487. Floriba s.r.l. è l’erogatore dei servizi definiti nell’organizzazione dell’evento.

1.3.   Il presente documento fissa i termini e le condizioni che disciplinano la partecipazione di gruppi organizzati a eventi privati presso la nostra struttura.

2.   MODALITA’ DI PRENOTAZIONE DEL GRUPPO/EVENTO

2.1.   È possibile ottenere un preventivo per l’organizzazione di un evento presso la nostra struttura gratuitamente sul sito www.eventi.asmana.it. Al termine del preventivo e dell’inserimento dei propri dati personali utili per la fatturazione sarà possibile inviare una richiesta ad Asmana che valuterà il preventivo compilato.

2.2.   Non è possibile richiedere un preventivo nel caso di gruppi composti da meno di 6 persone.

2.3.   Saranno valutate esclusivamente richieste inviate con almeno 8 giorni di anticipo rispetto alla data dell’evento.

2.4.   La prenotazione è valida solo per il giorno e la fascia oraria selezionati in fase di compilazione del preventivo.

2.5.   Tutti i componenti del gruppo dovranno aver compiuto il diciottesimo anno di età.

2.6.   Tutti i componenti del gruppo dovranno rispettare il regolamento di Asmana consultabile al presente link: https://www.asmana.it/regolamento/ ed affisso all’interno di Asmana.

3.   PAGAMENTO E CONFERMA DEL PREVENTIVO

3.1.   Il preventivo deve essere accettato da Asmana affinché sia valido. A seguito dell’accettazione verrà inviata una email di conferma del preventivo con le coordinate bancarie per il pagamento. Prima che sia effettuato il pagamento, Asmana si riserva il diritto di rifiutare la richiesta a suo insindacabile giudizio.

3.2.   Il preventivo si considera confermato solo a seguito della ricezione da parte di Asmana del pagamento, che deve avvenire con almeno 5 giorni di anticipo rispetto alla data dell’evento. Il pagamento dovrà altresì pervenire per mezzo di bonifico bancario tramite le coordinate bancarie specificate all’atto di conferma del preventivo comunicate da parte di Asmana.

3.3.   A seguito della registrazione del pagamento verrà inviata una mail di conferma che attesta l’effettiva prenotazione dell’evento.

3.4.   Con il pagamento del preventivo, si accettano i presenti termini e condizioni per gruppi ed eventi privati.

4.   MODIFICA E ANNULLAMENTO DEL PREVENTIVO

4.1.   A seguito dell’invio della richiesta, non sarà possibile modificare i termini della proposta, nonché la data ivi indicata.

4.2.   Non è possibile modificare un preventivo una volta inviato. Qualora si volesse modificare la richiesta di prenotazione occorrerà richiedere l’annullamento del preventivo già inviato secondo le modalità descritte al punto. Solo a seguito di tale procedura potrà essere compilata e inviata una nuova richiesta di preventivo.

4.3.   Qualora non sia ancora stato effettuato il pagamento, sarà possibile annullare il preventivo inviando una email a gruppi@asmana.it, tramite l’indirizzo email indicato in fase di richiesta, contenente il

i.  numero di preventivo,

ii.  una copia del documento di colui che ha presentato la richiesta di prenotazione online.

4.4.   In ogni caso non è possibile annullare o modificare un preventivo una volta effettuato il pagamento.

5.   RIMBORSO

5.1.   Non è possibile richiedere un rimborso totale o parziale del preventivo una volta che sia stato confermato e sia stato ricevuto il relativo pagamento.

5.2.   Nel caso in cui i partecipanti effettivi fossero in numero inferiore a quelli per cui è stato effettuata la prenotazione (e il relativo pagamento), il referente potrà richiedere un voucher, della stessa tipologia e valore del servizio pagato, in sostituzione del servizio non usufruito. Tale richiesta dovrà pervenire ad Asmana, per iscritto all’indirizzo “gruppi@asmana.it” entro la data di svolgimento dell’evento. Il ritiro dei voucher dovrà avvenire presso la Reception il giorno dell’evento in fase di check-out.

5.3.   Non è possibile richiedere voucher sostitutivi per i servizi di ristorazione e l’eventuale dolce. Non è dunque previsto, in nessun caso, il rimborso o la consegna di voucher sostitutivi per questa tipologia di servizi.
5.4.   È responsabilità del referente informare Asmana, al più tardi il giorno stesso dell’evento, che il numero di partecipanti è inferiore a quello preventivato e richiedere i voucher sostitutivi.

6.   REFERENTE DEL GRUPPO

6.1.   Ogni gruppo dovrà indicare in fase di inserimento di preventivo un “referente del gruppo”. Tale referente dovrà partecipare all’evento organizzato presso Asmana e presentarsi insieme agli altri partecipanti presso la struttura all’ora indicata in fase di prenotazione.

6.2.   Il referente sarà il garante del gruppo in relazione al rispetto del regolamento di Asmana da parte anche degli altri partecipanti del gruppo.

6.3.   Il referente è l’unica persona che potrà interagire con Asmana in merito alla prenotazione, ai servizi prenotati e ad eventuali difformità rispetto a quanto preventivato (es. numero di partecipanti diverso da quelli prenotati).

6.4.   Qualora i partecipanti arrivassero separatamente dal referente, dovranno obbligatoriamente fornire il nome del referente ed il numero di prenotazione presente sul riepilogo del preventivo.

7.    SERVIZIO ASSISTENZA CLIENTI

7.1.   Tutte le richieste relative alla prenotazione di eventi dovranno essere inviate a mezzo e-mail all’indirizzo gruppi@asmana.it

7.2. Per qualsiasi reclamo relativo all’evento si richiede di contattare il servizio assistenza clienti utilizzando il recapito sopra riportato, indicando e illustrando il motivo del reclamo. Il Vostro reclamo verrà registrato e si procederà ad effettuare un’indagine in conformità con la nostra Procedura di Reclami Interni. Una volta effettuata l’indagine Vi invieremo una risposta all’indirizzo e-mail indicato nella prenotazione.

8.    CONTATTI, NOTIFICHE E CORRISPONDENZA

8.1.    Se non diversamente previsto per singoli punti del presente documento, per ogni contatto, per ogni notifica nonché, in generale, per qualsiasi chiarimento relativo ai presenti Termini e Condizioni deve essere utilizzato l’indirizzo di posta elettronica “gruppi@asmana.it”.

9.   DATI PERSONALI

9.1   Tutti i dati acquisiti in fase di prenotazione, nonché per lo svolgimento della prestazione da parte di Floriba s.r.l., saranno trattati in conformità al Regolamento UE sulla protezione dei dati 2016/679 (General Data Protection Regulation, GDPR), entrato in vigore in data 25/05/2018. Per quanto concerne informazioni più dettagliate sui dati trattati, sulle modalità con cui ne viene effettuato il trattamento, sui Vostri diritti ai sensi delle leggi applicabili in materia di privacy e sul responsabile del trattamento dei dati al nostro interno, si rimanda all’art. 10 dei presenti Termini e Condizioni e alla Privacy Policy di Asmana, che è da considerarsi parte integrante del contratto.

9.2.   Floriba s.r.l. è da considerarsi “Controllore di Dati” nel processo di raccolta delle informazioni personali. Floriba s.r.l. non si assume alcuna responsabilità in ordine alla veridicità e dell’esattezza dei dati personali inseriti.

9.3.   I Vostri dati personali saranno trattati da tutte le organizzazioni descritte al punto 1 del presente documento allo scopo della gestione della prenotazione e al fine di erogare il servizio richiesto. Per fornire un servizio di assistenza clienti, Floriba s.r.l. si riserva la facoltà di avvalersi dell’assistenza di processori di dati.

9.4.   In assenza di autorizzazione, i Vostri dati personali non saranno utilizzati per scopi di marketing, né saranno condivisi con terze parti estranee alla prenotazione.

9.5.   A seguito della presentazione della richiesta di prenotazione, l’utente accetta tutte le condizioni del presente documento nonché quelle specificatamente contenute nella nostra “Privacy Policy” che si trova sul sito www.eventi.asmana.it per quanto riguarda l’uso e il trattamento dei dati personali raccolti. Avete il diritto di richiedere i dettagli delle Vostre informazioni e dei Vostri dati personali da noi conservati, scrivendo a Floriba s.r.l., Via Michelucci 9, I-50013 Campi Bisenzio e allegando una copia di un Vostro documento di identità valido.